第一章 总 则

第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于我校党的机关和行政机关中的公文处理工作。

第三条 学校公文是我校在行使管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第六条 长春工业大学学校办公室是我校党政公文处理的管理机构，并负责指导校内各部门、各单位的公文处理工作。

第七条 各部门、各单位负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理办法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。各部门、各单位应确定兼职文秘人员，负责本单位日常的党政公文处理工作。

第二章 公文种类

第八条 我校常用的公文种类有：

（一）决定 适应于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，或根据情况变化变更或撤销我校不适当的决定事项。

（二）通知 适用于发布党内法规，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达需要我校各单位办理、周知或者执行的事项，任免人员。

（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（四）报告 适用于我校向上级机关或校内各单位向学校汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

（五）请示 适用于我校向上级机关或校内各单位向学校请求指示、批准。

（六）批复 适用于答复校内各单位的请示事项。

（七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函 适用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十）通告 适用于我校行政机关公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

（十一）决议 适用于我校党的机关经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

（十二）规定 适用于我校党的机关对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（注：除个别注明党的机关或行政机关使用的特定文种外，其余为党的机关和行政机关均可使用的文种。）

第三章 公文格式

第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发部门和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，标注于公文首页左上角。行政机关公文秘密等级标注在公文首页的右上角，党的机关公文秘密等级标注于份数序号下方。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，可标注在秘密等级的下方。

（三）发文字号应当包括机关代字、年份和发文顺序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（四）上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（五）公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，应简要精确地概括公文的主要内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题位于发文字号的下方。

（六）主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称或者同类型单位的统称，位于正文上方，顶格排印。

（七）正文是指公文的主体，用来表述公文的内容。

（八）公文如有附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之下（间隔一行，左空两格）、发文单位署名之前注明附件的顺序和名称。

（九）发文单位的署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。

（十）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。

（十一）成文日期以领导签发或会议通过的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。党的机关发文的成文日期，由阿拉伯数字标注，位于发文机关署名右下方。行政机关发文的成文日期，由小写的汉字标注，位于发文机关署名的右下方。决议、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。

（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十三）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求和《公文主题词表》标注主题词，位于抄送单位上方。

（十四）抄送单位是指除主送单位以外的其他需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送单位名称标注于印发日期上方。

（十五）印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下，印发日期以送印日期为准。

第十条 公文的汉字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4纸型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订，订两颗订书钉。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；如因特殊情况必须越级请示时，应报送被越过的职能部门或单位，并在文中写明越级理由。

第十三条 学校内设机构一般不得直接对外行文。但下列情况例外：上级机关的职能部门要求我校职能部门直接行文的；非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和知照性通知；对一般性来函的复函。

第十四条 严格控制以校党委和校行政名义的发文。属于涉及学校全局性、方针政策性和重大问题的公文，以校党委或校行政名义行文；属于各单位日常业务工作和职权范围内的事项，应由各单位自行发文或联合发文。

第十五条 学校各职能部门对所需协商的问题，未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学校办公室有权予以纠正和撤销。

第十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。

第十七条 联合行文时，必须做好会签工作。只有经所有发文单位的主管领导签发的联合行文才具有法定效用。

第十八条 对不符合行文规则的上报公文，学校办公室可退回呈报部门。

第五章 发文办理

第十九条 发文办理指以学校和各职能部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十条 我校常用发文字号有：长春工大党字、长春工大党组字、长春工大党审字、长春工大校字、长春工大办字、长春工大干任字、长春工大教字、长春工大科字、长春工大学字、长春工大研字、长春工大人字、长春工大财字、长春工大后字、长春工大成院字、长春工大高教字、长春工大外字、长春工大保字、长春工大工会字、长春工大妇字、长春工大团字、校办字等。

未编文号但以学校和办公室名义印发的公文具有同等效力。

第二十一条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合长春工业大学的职责权限，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，书写工整，篇幅力求简短。

（三）使用简称要规范，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

（四）拟制紧急公文，应当说明紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）文中如涉及校情统计数据，应与党委办公室信息科核实。

（七）公文内容如涉及多个单位，主办单位应送相关部门会签。

（八）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

第二十二条 草拟公文应一律采用A4纸打印，并附带用发文稿纸书写的草稿，经承办部门领导核稿后，送校长办公室秘书科。有时限要求的公文，承办部门须提前一天送秘书科。

第二十三条 凡是以校党委或校行政名义制发的公文，在送校领导审批签发之前，均应送交校长办公室进行审核。审核重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本办法等。

第二十四条 校长办公室将审核后的文稿送校领导签发。对未经校长办公室审核而由承办部门直接送校领导的文稿，校领导一般不应签发。

第二十五条 签发文稿要按归口签发的原则进行。以学校名义制发的上行文，由学校主要领导签发；以学校名义制发的下行文或平行文，由学校主要领导或分管领导签发；以党委办公室、校长办公室名义制发的公文，可由办公室主任签发。领导人在发文稿纸上填写的签发意见要明确，要签署姓名和年月日。签发完毕后，办公室工作人员要进行发文登记和发文编号。

第二十六条 已经学校领导签发过的文稿，在正式印制前，校长办公室还应再做复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，校对是否准确等。经复核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导复审。

第六章 收文办理

第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

第二十八条 校长办公室收到校内其他单位呈报的公文时，应进行审核。重点是：是否应由该单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及到相关单位的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第二十九条 经审核，对符合本办法的校内公文，校长办公室主任应及时提出拟办意见，送分管校领导批示；办公室按校领导批示意见应尽快转交给承办部门；紧急公文，应向校领导和承办部门说明情况，当天回复。对不符合本办法的校内公文，经办公室领导同意，退回呈报单位，并说明理由。

第三十条 承办单位收到交办的公文后，应按时限要求及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回校长办公室，并说明理由。

第三十一条 校外来文由党委办公室登记编号，制作公文阅办单，由办公室主任提出拟办意见后，送校领导及相关部门传阅。校内任何部门或单位收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，必须送党委办公室登记办理，不得直接签批或传阅。

第三十二条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办单位负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经校长办公室上报主管校领导审批、裁定。

第三十三条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十四条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，校长办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文管理

第三十五条 公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》和我校有关规定，应及时整理、归档，定期向综合档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。

第三十六条 因工作需要须翻印公文时，除绝密级和注明不准翻印的以外，需经党委办公室主任批准，可以翻印。翻印及复印的公文，视同正式公文管理，公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日不产生效力。

第三十八条 凡学校发送的公文，各部门、各单位要有专人签收、保管。机要文件定期清退，集中销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门、本单位的校内文件要妥善保存。

第三十九条 不具备归档和存查价值及存档后多余的公文，经过鉴别后并经党委办公室主任批准，可以销毁。销毁涉密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。其中，销毁涉密公文应当进行登记。

第四十条 校内相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤消时，需要归档的公文整理后按有关规定移交综合档案室。机关工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附 则

第四十一条 本办法自发布之日起施行，由学校办公室负责解释。